Digitale Zusammenarbeit | Kanzlei Wolters

Unsere Arbeitsweise

Papierlose Aktenführung, seit 2018 gewachsen

Wir führen unsere Mandatsakten seit 2018 papierlos. Das heißt nicht, dass alles anders wird — es heißt vor allem, dass Unterlagen dort sind, wo man sie sucht, dass nichts verloren geht und dass wir am Telefon sofort auf den Vorgang schauen können, statt erst einen Ordner zu holen.

Für Sie besteht die digitale Zusammenarbeit aus drei Bausteinen: einer sicheren digitalen Belegerfassung, einem persönlichen Online-Zugang zu Ihren Auswertungen und der Möglichkeit, Termine per Videocall wahrzunehmen. Sie können alle drei nutzen, einzelne davon — oder keinen.

Motiv: Beleg mit dem Smartphone erfassen Bildplatzhalter — das echte Foto wird in einem eigenen Arbeitsschritt eingesetzt.

Drei Bausteine

Wie die Zusammenarbeit konkret aussieht

Belege sicher digital einreichen

Sie fotografieren oder scannen Ihre Belege und reichen sie über eine gesicherte digitale Belegerfassung ein — laufend, statt gesammelt am Monatsende. Die Übertragung ist verschlüsselt; Belege per E-Mail zu schicken, ist ausdrücklich nicht nötig und aus Datenschutzgründen auch nicht der bessere Weg.

Wir sehen den Beleg unmittelbar, buchen ihn und fragen bei Unklarheiten direkt nach, solange Sie den Vorgang noch im Kopf haben. Das erspart die klassische Rückfragerunde, bei der ein Jahr später niemand mehr weiß, wofür eine Barzahlung war.

Beleg fotografieren oder scannen, verschlüsselt übertragen
Laufende Einreichung statt Monatsstapel
Rückfragen, solange der Vorgang noch frisch ist
Kein Belegverlust, keine unleserlichen Thermopapier-Kassenbons

Auswertungen jederzeit online einsehen

Über einen persönlichen, passwortgeschützten Zugang sehen Sie Ihre betriebswirtschaftlichen Auswertungen, Abschlüsse, Bescheide und den Schriftverkehr mit dem Finanzamt — ohne uns anrufen zu müssen, auch abends oder am Wochenende.

Der Zugang ist ein Nachschlagewerk, kein Ersatz für das Gespräch: Beim Jahresabschluss und bei auffälligen Entwicklungen melden wir uns weiterhin von uns aus.

Persönlicher, passwortgeschützter Zugang
Auswertungen, Abschlüsse und Bescheide an einer Stelle
Unterlagen für die Bank in einem Schritt heruntergeladen
Zugriff unabhängig von unseren Öffnungszeiten

Termine per Videocall statt Anfahrt

Besprechungen — vom Erstgespräch bis zur Abschlussbesprechung — können Sie per Videocall wahrnehmen. Das lohnt sich besonders, wenn Sie tagsüber auf Baustellen oder beim Kunden sind oder nicht mehr in der Nähe wohnen.

Wir können dabei gemeinsam auf dieselbe Auswertung schauen, sodass Erklärungen am konkreten Dokument stattfinden statt in der Vorstellung. Wer lieber persönlich kommt, bekommt selbstverständlich weiterhin einen Termin in der Kanzlei.

Erstgespräch, Zwischenbesprechung und Abschlussgespräch möglich
Gemeinsamer Blick auf dasselbe Dokument
Keine Anfahrt, keine Parkplatzsuche
Persönlicher Termin in der Kanzlei bleibt jederzeit möglich

Motiv: Auswertung am Bildschirm

Im Alltag

Was sich für Sie tatsächlich ändert

Der Monatsstapel entfällt. Statt einmal im Monat zu sortieren, ist der Beleg in dem Moment erledigt, in dem er entsteht.
Sie sehen früher, wo Sie stehen. Weil laufend gebucht wird, liegt die Auswertung nicht erst sechs Wochen später vor.
Rückfragen werden konkreter. Wir fragen zum aktuellen Beleg nach, nicht zu einer Buchung aus dem Vorjahr.
Nichts geht verloren. Auch der verblasste Tankbeleg aus dem Handschuhfach ist als Foto dauerhaft lesbar.

Und wenn Sie lieber bei Papier bleiben?

Dann bleibt alles beim Alten. Die digitale Zusammenarbeit ist ein Angebot, keine Bedingung für ein Mandat. Viele arbeiten auch in einer Mischform: Belege digital, Auswertungen weiterhin ausgedruckt per Post.

Ablauf

So läuft ein typischer Monat

Ein Beispiel für einen Betrieb mit monatlicher Buchhaltung — bei Privatmandaten ist der Rhythmus jährlich, das Prinzip aber dasselbe.

Laufend: Belege einreichen

Rechnung schreiben, Beleg erhalten, abfotografieren, hochladen. Zwei Minuten, verteilt über den Monat, statt eines halben Tages am Stück.
Anfang des Folgemonats: Buchung

Wir buchen den Vormonat und melden uns bei offenen Punkten. Wenn nichts unklar ist, hören Sie von uns erst mit der Auswertung.
Fristgerecht: Meldungen

Umsatzsteuer-Voranmeldung und Lohnmeldungen gehen fristgerecht raus. Sie erhalten eine kurze Mitteilung, welcher Betrag wann fällig ist.
Danach: Auswertung im Zugang

Die betriebswirtschaftliche Auswertung steht in Ihrem Online-Zugang bereit. Bei auffälligen Entwicklungen rufen wir an, statt darauf zu warten, dass Sie es selbst entdecken.

Sicherheit

Vertraulichkeit ist bei uns keine Einstellungssache

Steuerliche Unterlagen gehören zu den sensibelsten Daten, die es gibt. Für Steuerberaterinnen gilt deshalb nicht nur die Datenschutz-Grundverordnung, sondern zusätzlich die berufliche Verschwiegenheitspflicht nach § 57 StBerG, deren Verletzung nach § 203 StGB strafbar ist — auch gegenüber Angehörigen und gegenüber Behörden, die nicht ausdrücklich befugt sind.

Technisch heißt das für die digitale Zusammenarbeit:

Verschlüsselte Übertragung aller Belege und Dokumente — kein unverschlüsselter E-Mail-Versand von Unterlagen
Persönlicher Zugang mit eigenem Passwort statt gemeinsam genutzter Sammelzugänge
Rechenzentrum innerhalb der Europäischen Union, mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO
Zugriff nur für die Personen, die Ihren Vorgang tatsächlich bearbeiten

Welche Daten wir beim Besuch dieser Website und über das Kontaktformular verarbeiten, steht vollständig in unserer Datenschutzerklärung.

Häufige Fragen

Was uns dazu am häufigsten gefragt wird

Brauche ich besondere Technik oder Vorkenntnisse?

Nein. Ein Smartphone mit Kamera und ein Internetzugang reichen aus. Die Einrichtung machen wir gemeinsam in einem Termin, danach besteht der Alltag aus Fotografieren und Hochladen.

Muss ich die Originalbelege aufbewahren?

Papierbelege dürfen unter bestimmten Voraussetzungen nach dem Einscannen vernichtet werden, andere Unterlagen müssen im Original bleiben. Wir gehen das zu Beginn der Zusammenarbeit mit Ihnen durch und halten schriftlich fest, was in Ihrem Fall gilt.

Was passiert, wenn ich lieber bei Papier bleiben möchte?

Dann bleibt alles wie gewohnt. Die digitale Zusammenarbeit ist ein Angebot, keine Bedingung für ein Mandat. Auch eine Mischform ist möglich, etwa digitale Belege bei klassischem Postversand der Auswertungen.

Wie sicher sind meine Daten?

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt, der Zugang ist persönlich und passwortgeschützt, und die Daten liegen bei einem Rechenzentrumsdienstleister innerhalb der Europäischen Union. Zusätzlich gilt für uns die berufliche Verschwiegenheitspflicht nach § 57 StBerG.

Einmal einrichten, danach Zeit sparen

Im Erstgespräch zeigen wir Ihnen, wie die digitale Zusammenarbeit konkret aussieht — und Sie entscheiden danach in Ruhe, ob und in welchem Umfang Sie sie nutzen möchten.

Kostenlose Erstberatung vereinbaren 02845 987120 anrufen